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Muchas personas creen que un Administrador de Fincas es aquella persona que solamente se dedica a efectuar pagos a proveedores, a buscar algunos servicios necesarios para la comunidad de vecinos y a controlar los gastos del inmueble. Desde este punto de vista muchas personas podrían hacerse cargo de esta función, de hecho, suele ser muy habitual que el presidente de la comunidad de propietarios sea el que desempeñe esta función. Un Administrador de Fincas es una figura importante para el buen funcionamiento de una comunidad, un punto de mediación cuando hace falta y un soporte importante para cualquier conflicto.
Desde el punto de vista de la ley, el administrador posee el carácter de órgano de gestión por lo que la elección de un buen Administrador de Fincas es vital para conseguir una armonía total en el día a día de una comunidad de vecinos.
Además en los últimos años se ha definido una batería importante de modelos de Hacienda (347, 184, etc.) que las comunidades de propietarios deben presentar periódicamente y que deben ser gestionadas por un profesional en la materia.
Desde hace poco tiempo la entrada en vigor de la ley 39/2015 que obliga a las Comunidades de Propietarios a disponer de un certificado electrónico para relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas más la entrada en vigor con obligado cumplimiento del nuevo RGPD hacen cada día más imprescindible disponer de un buen Administrador de Fincas al frente de la gestión de las Comunidades de Propietarios.
Requisitos para ser un buen Administrador de Fincas
Con intención de hacer más fácil la tarea de elegir un Administrador de Fincas, a continuación, te mostramos algunos de los requisitos que esta figura debe reunir:
- Poseer el título correspondiente: El profesional cualificado que desempeñe esta labor debe poseer el título de Administración de Fincas. Resulta muy recomendable que la comunidad de propietarios exija el título de formación correspondiente a la persona que se va a encargar de tratar los temas más importantes de sus propiedades. Muchos tipos de Licenciados también disponen de la formación necesaria para afrontar los retos que este pueblo entraña. Además se un título que acredite su formación, también es importante que el administrador esté inscrito en un Colegio de Administradores de Fincas, hecho que sirve para que los vecinos sepan que los trámites de su fincas se llevarán a cabo de forma responsable y con total garantía.
- Tener experiencia demostrable en el puesto. La experiencia, en cualquier ámbito de la vida, otorga las bases para hacer frente a numerosas situaciones. En el caso del Administrador de fincas, todavía más. Por ello, conocer su actual o anterior cartera de clientes es una forma de conseguir la confianza y tranquilidad que los propietarios necesitan.
- Debe poseer una disponibilidad adecuada. El Administrador de Fincas debe estar disponible cuando la comunidad de propietarios lo necesite. Los problemas que pueden surgir, en el día a día, raras veces avisan, por lo que poder contactar con el administrador de una forma fácil y sencilla es un punto muy importante para elegir un profesional adecuado.
- Poseer experiencia en la formalización de gestiones. Un Administrador de Fincas debe ser capaz de llevar todos los temas del día a día. La formalización de todas las gestiones es algo que el profesional seleccionado debe cumplir adecuadamente.
- Ser capaz de manejar situaciones de estrés. El trabajo del Administrador de Fincas puede resultar muy estresante. Saber gestionar los problemas que pueden surgir, pese a que se ocasionen situaciones incómodas que puedan llevar a las personas al límite, es un requisito imprescindible para poder disponer de un profesional adecuado.
- Saber gestionar los números (Contabilidad) en una comunidad de vecinos muchas veces es complicado que los números cuadren. Pueden existir vecinos morosos, vecinos que no se puedan localizar, etc, el Administrador debe tener siempre las cuentas controladas para que no se le escape ningún pago o cobro. En este caso, muchos utilizan software como Gesfincas que ayuda a optimizar los procesos de administración.
- Ser capaz de preparar juntas de vecinos. El administrador debe poseer total disponibilidad para preparar y asistir a las juntas de vecinos. Debe ser capaz de tener en cuenta la disponibilidad horaria de los vecinos para poder adecuar estas juntas a los mismos. Además, se ocupará de la preparación de los temas a tratar, de las actas, etc.
El Administrador de Fincas es, en definitiva, el esqueleto de una comunidad, es responsable de su correcto funcionamiento, del control de todos los temas relacionados con ellas y de solventar los problemas que puedan surgir. Disponer de un Administrador cualificado y con la preparación y experiencia adecuada es contar con una ayuda inmejorable para ganar en calidad de vida.